Hoe maak ik een goed jaarplan?

door:
Robin Hoogervorst

Organisaties maken een jaarplan om vast te stellen wat ze het komende jaar gaan doen. Het jaarplan is daarmee ook vaak een ijkpunt om te checken waar je staat en waar je naartoe wil. Het opschrijven van wat je gaat doen is slechts een deel van het maken van het jaarplan. Veel belangrijker is het nadenken over wat je daadwerkelijk wil gaan doen.

Het kan dan ook best lastig zijn om te starten met het maken van een jaarplan. In dit artikel geven we je de juiste handvatten om gemakkelijk een jaarplan te maken.

Waarom een jaarplan?

Sommige organisaties draaien 99% op productie. Stel: je bent een voedselproducent en maakt vla. Er zijn koeien die melk leveren, er zijn machines die de vla bereiden en de juiste mensen om de machines te bedienen. Dit zijn processen die ‘z’n gangetje wel gaan’ en niet iets waar je uitgebreide plannen voor hoeft te maken. Waarom zou je dan zo’n uitgebreid jaarplan maken?

De wereld veranderd continu. Als jouw organisatie zich alleen focust op het produceren van vla, met dezelfde machines dag in dag uit komt er een punt waarop de organisatie overbodig wordt. Klanten of cliënten gaan andere eisen stellen. Er komt een organisatie die veel goedkoper of lekkerdere vla kan produceren. Of de koeien willen ineens groener gras of gaan anders staken. Een organisatie zal zich aan moeten passen aan een veranderende wereld. Deze verbeteringen en aanpassingen is wat je opschrijft in het jaarplan.

Er zijn 1001 verschillende paden om te kiezen. 1001 verschillende keuzes die je kunt maken om je organisatie te verbeteren. Om niet als een kip zonder kop rond te rennen, is het belangrijk dat je weet waar je naar toe wil. Door een heldere richting te kiezen heb je houvast voor de verschillende keuzes die je maakt als organisatie.

Een groot deel van deze richting staat vaak vast, dit is namelijk de basis van je organisatie. Deze kan erg vaak zijn, zoals: “We willen patiënten op de beste manier helpen”, of “We bieden klanten een fijne en soepele ervaring voor het kopen van kleding op internet”. Soms is deze een stuk concreter: “We willen een raket naar mars sturen” of “”.

Een goede organisatie heeft een duidelijk bestaansrecht. Maar met alleen een bestaansrecht kom je er niet. Je zult ook daadwerkelijk actie moeten ondernemen om resultaten te behalen en invulling te geven aan je bestaansrecht.

In het jaarplan geef je aan wat je het komende jaar wil bereiken en hoe je dat gaat doen.

Wat is een goed jaarplan?

Een goed jaarplan bestaat uit drie elementen:

  • Een duidelijke richting. Hoe beter de focus van je plan is, hoe groter de kans dat er daadwerkelijk actie wordt ondernomen.
  • Concrete en heldere doelen zodat je weet wat je daadwerkelijk wilt bereiken. Idealiter zijn doelen SMART geformuleerd, zodat je gedurende het jaar kunt meten of je de juiste richting op gaat.
  • Een actieplan waarin je aangeeft hoe je de doelen wilt bereiken en wat je wanneer in het jaar gaat oppakken.

Als je een goede richting hebt gedefiniëerd zal deze in de praktijk over meerdere jaren nagenoeg hetzelfde zijn. Een ziekenhuis zal zich niet zo snel bezig gaan houden met het het uitlenen van boeken zoals een bibliotheek dat doet. De manier waarop zij zorg leveren aan hun patiënten daarintegen kan wel van jaar tot jaar veranderen. Wat belangrijk is, is om een richting aan te geven op welke manier jij deze zorg wil leveren. Wil je dat zo goedkoop mogelijk doen? Wil je dat zo kwalitatief goed mogelijk doen? Wil je specialiseren op een specifieke behandeling? Welke richting je ook kiest, deze richting geeft je de houvast voor de verdere besluiten die je neemt.

Het jaarplan stel je dan ook op van boven naar beneden: eerst bepalen we de richting. Dit is in lijn met de strategie en plannen van de organisatie. Op basis van deze richting bepaal je de concrete doelen voor komend jaar. Voor elk van deze doelen maken we vervolgens een actieplan zodat je weet welke acties ondernomen worden om de doelen te halen.

Met de A3 methodiek geven we dat op de volgende manier vorm:

  • Missie en visie geven de globale richting van de organisatie. Deze zijn relatief statisch en zullen daarmee niet erg veel veranderen.
  • Succesbepalende factoren zijn de factoren die volgen vanuit de missie en visie. Hiermee bepaal je 7-9 factoren die voor het komende jaar belangrijk zijn.
  • Doelen: formuleer je per succesbepalende factor. Deze geven concreet en meetbaar aan wat je wil bereiken op elk van deze succesbepalende factoren.
  • Acties: koppel je aan je doelen, zodat je een actieplan hebt voor elk van je doelen.

Een jaarplan samen met een team

Als je als team een jaarplan maakt is het van cruciaal belang dat iedereen binnen het team voor 100% achter het jaarplan staat. Sterker nog, het jaarplan gebruik je vaak om de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Dit bereik je door samen de plannen te vormen en ieders mening, ervaring en kennis in het plan tot uiting te laten komen.

Het allerbelanrgijkst is het dat het team het eens is over te richting. Waar ligt de focus? Wat is onze ambitie? Als hier het team al niet op 1 lijn ligt, is het lastig om een consequent jaarplan op te stellen.

Wat is de vorm van het jaarplan?

De vorm van jouw jaarplan maakt veel uit voor de manier waarop je daadwerlijk gebruik maakt van je jaarplan.

De afgelopen decennia was een uitgebreid jaarplan erg in de mode. Alle ditjes en datjes werden zorgvuldig op papier uitgeschreven, op verschillende thema’s en onderwerpen. Uiteindelijk resulteert dit vaak in grote documenten met veel tekst. Nadeel hiervan is dat je veel tekst hebt, waardoor niet iedereen het hele jaarplan doorleest.

Andere organisaties maken gebruik van powerpoints. Deze bevatten vaak minder tekst en werken met meer afbeeldingen. Dit brengt al iets meer overzicht in de plannen, zeker als je de structuur gebruikt van richting -> doelen -> actieplan.

Een andere manier is om een model te gebruiken dat je helpt om deze elementen op de juiste manier

  Voordelen Nadelen    
Document + Traditioneel - Lang; niet iedereen leest het    
    - Lang; Weinig focus.    
  + Draagvlak bij aandeelhouders - Hierdoor wordt het niet actief gebruikt    
Powerpoint + Sneller te maken - Niet goed gestructureerd    
    - Wordt vaak snel vergeten    
OGSM + Goed voor concreet maken - Geen goed beeld voor de hele organisatie    
  + Snel een concreet actieplan - Niet handig voor grote organisaties    
  + Soms iets te kort door de bocht      
A3 methodiek + Duidelijke richting in je plan - Vergt investering    
  + Kan actief gebruikt worden      
  + Ondersteuning met A3 online      

A3 online is zo ingericht dat je de A3 methodiek kunt gebruiken op je plannen te ontwikkelen. De A3 methodiek werkt in de basis met richting, resultaat, en acties en helpt je zo gedurende het proces om je jaarplan op te stellen. Grote voordeel hiervan is dat je 1 sheet hebt waarin je plan duidelijk beschreven staat, en waar je gedurende het jaar naar kunt refereren.

Wil je gemakkelijk starten met de A3 methodiek? Download dan hier de gratis A3 template.

Een duidelijke richting

Het opstellen van een jaarplan begint met het bepalen van de richting. Deze richting formuleren we op basis van de unieke waarde van de organisatie.

  1. Wat is het bestaansrecht van de organisatie? Dit formuleren we in de missie
  2. Hoe geeft de organisatie invulling aan dit bestaansrecht? Wat doen we over 5 jaar? Dit is de visie.
  3. Welke factoren of thema’s nemen we dit jaar mee?

Als je een heldere missie en visie formuleert is dit de basis van het richting van je jaarplan. Met de missie formuleer je het primaire bestaansdoel van de organisatie. Je geeft aan waarom de organisatie bestaat en wat de meerwaarde is van de organisatie in de wereld. Dit is de basis van alles dat je organisatie doet. De visie is de ambitie op de middenlange termijn. Waar sta je voor aan de lat de komende jaren?

Als je een duidelijke visie hebt geformuleerd weet waar je naartoe wil. De volgende stap is om dit nog nét iets concreter te maken. In de A3 methodiek kiezen we ervoor on succesbepalende factoren te formuleren. Dit zijn de factoren die aangeven wat jij écht belangrijk vind. Door deze te limiteren tot 3-7 succesbepalende factoren breng je hiermee ook direct focus aan. Je geeft met 1 zin aan wat jij belangrijk vind in dit plan.

De factoren of thema’s vormen vervolgens de basis voor de rest van ons plan. Deze factoren hoeven niet heel concreet gemaakt te worden. Deze factoren zodat deze beter het “verhaal achter het plan” uit kunnen stralen. Niet allles kun je meetbaar maken. Het zijn speerpunten die we weergeven zodat we duidelijk hebben waar we ons op richten.

Concrete en heldere doelen

Vervolgens gaan we de doelen formuleren. Deze doelen willen we zo concreet en helder mogelijk formuleren, met als motto: “If you cannot measure it, you cannot improve it.”. Dit kan betekenen dat je hier en daar niet 100% eer aandoet aan je succesbepalende factoren, daarover later meer.

Voor elk van de succesbepalende factoren bepaal je 2-4 concrete doelen die je wilt behalen. Het is belangrijk dat je deze kunt meten, zodat je gedurende het jaar de progressie bij kunt houden. Sommige zaken, zoals “% ziekteverzuim”, “% overschrijding budget” of “# innovatiesamenwerkingen” zijn goed te meten. Andere zaken zoals “tevredenheid” of “enthousiasme” zijn vaak minder makkelijk te meten.

Toch zijn er wel trucjes die we kunnen gebruiken om zaken toch meetbaar te maken:

  • Geef elke week / maand een subjectief cijfer, op basis van eigen ervaring
  • Maak een score-systeem o.b.v. een aantal subjectieve meetwaarden
  • Maak van de meetwaarde een stoplicht: rood = niet tevreden, groen = wel tevreden

Door deze trucjes toe te passen kun je subjectieve resulaten toch iets meetbaarder maken. Deze resultaten zijn niet 100% eenduidig, maar geven toch een beeld van de progressie die je boekt.

Formuleer een actieplan

Voor elk doel moeten we nu bepalen hoe we dat doel willen behalen. Wat moeten we doen, zodat we de doelen ook daadwerkelijk bereiken? Juist de acties zorgen ervoor dat er daadwekelijk iets gebeurt, dat de organisatie ook echt in actie komt.

Per doel kijken we wat er in de organisatie nodig is om de doelen te behalen. Moeten we een proces efficiënter maken? Hebben onze medewerkers meer training nodig? Is het nog nodig om extra plannen te maken?

Het gaat hier dan niet om de dingen die al lopen, maar de zaken die we moeten veranderen om de doelen te kunnen behalen. Als je wil bezuinigen moet je misschien wel een plan maken om te bepalen waar je wil bezuinigen. Als je een nieuw product op te markt wil zetten, moet je samenwerkingen aangaan met partners die jou kunnen helpen om dat product te lanceren.

Door stap voor stap te kijken naar de doelen en te bepalen hoe je die doelen gaat realiseren krijg je een concreet jaarplan.

Als je met A3 online werkt heb je ook de mogelijkheid om voor elk van de acties een kort ‘projectplannetje’ te maken, met concrete stappen om de actie te verwezenlijken. Hiermee krijg je direct een heel concreet jaarplan waar mensen goed mee uit de voeten kunnen.

Finetunen

Een goed jaarplan is een plan dat zowel realistisch als ambiteus is. Daarom doen we altijd nog een check als we het jaarplan gefinetuned hebben. We hebben het jaarplan van boven naar beneden opgesteld, begonnen vanaf de richting en via het formuleren van doelen hebben we een actieplan opgesteld.

Hoe breder de richting (hoe minder focus is toegepast), hoe meer acties er zijn opgenomen in het jaarplan. Nu is het de kunst om naar het actieplan te kijken en of deze, met alle randvoorwaarden in de organisatie, haalbaar is. We hebben het vaak over vernieuwingen in het jaarplan, de dagelijkste standaard taken worden vaak niet meegenomen. Het heeft namelijk niet heel veel zin om plannen te maken voor de dingen die we dag-in, dag-uit altijd al goed doen.

Daarom moet je je de volgende dingen afvragen:

  • Hoeveel ruimte hebben medewerkers om met de jaarplannen aan de slag te gaan?
  • Is deze ruimte voldoende voor het uitvoeren van alle taken?

Verantwoordelijkheid nemen

Mocht je het nog niet door gehad hebben in dit artikel, wij zijn een fan van concrete jaarplannen. De laatste stap in het écht concreet maken van je plan is om verantwoordelijkheden te verdelen. Wie is verantwoordelijk voor welk stukje van het plan? Aan elk van de acties kun je iemand toewijzen die verantwoordelijk is voor de actie. Door elkaar verantwoordelijk te houden zorg je dat de acties gerealiseerd worden, daarmee de doelen bereikt worden en je een stapje verder zet in de gekozen richting van de organisatie.

In A3 online doe je dit makkelijk door iemand van de organisatie toe te wijzen aan de actie. Deze persoon kan zijn eigen actielijst in A3 online genereren en zo aan de slag gaan met de zaken die voor hem of haar van belang zijn.

Vond je dit artikel interessant? Volg ons dan op LinkedIn.
Zo ben je altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Vragen? Of wil je samen even sparren over wat dit voor jou betekent? We gaan graag met je in gesprek zodat we van elkaar kunnen leren.
Stuur ons een berichtje!

Lees andere artikelen