Zoek een balans tussen de stakeholdergroepen

door:
Cynthia Wertwijn

Wanneer je een A3 jaarplan maakt, werk je het jaarplan uit vanuit verschillende stakeholderperspectieven (resultaatgebieden). Dit zorgt ervoor dat je een compleet, gebalanceerd plan hebt dat je aan iedereen uit kan leggen. Maar hoe zie je het gewicht van de verschillende stakeholders op het jaarplan? Komt deze balans ook overeen met wat je uiteindelijk wil bereiken? In dit artikel gaan we in op de balans en het gewicht van de resultaatgebieden.

Resultaatgebieden

De resultaatgebieden zijn de groepen stakeholders of belanghebbenden die betrekking hebben op jouw plan. Deze doelgroepen zijn niet alleen jouw klanten, maar alle belanghebbenden in en rondom jouw team of organisatie.

In het A3 jaarplan wordt onderscheid gemaakt tussen vier typen belanghebbenden:

  • Klanten en partners: dit zijn de directe externe relaties waar jouw team, afdeling of organisatie contact mee hebben. Het bestaat uit de afnemers van en de externe betrokkenen in het proces rond jouw producten en diensten.
  • Medewerkers: dit zijn de mensen in de interne organisatie alle radartjes laten draaien om o.a. de producten en diensten aan de klanten te leveren.
  • Maatschappij: het gaat hier om de belanghebbende vanuit de omgeving die geen directie relatie met jouw producten en diensten hebben, maar relevant zijn voor het beeld van de maatschappij over de organisatie. Dit zijn bijvoorbeeld omwonenden en andere organisaties in de regio.
  • Bestuur & financiers: dit zijn de mensen die aan de lat staan voor een financieel gezonde organisatie. Ze sturen de organisatie aan en zijn als dusdanig verantwoordelijk voor de continuïteit van de organisatie.

Gewicht van de resultaatgebieden

Bij het invullen van je prestatie indicatoren worden die resultaten al verdeeld over de vier resultaatgebieden. Op die manier zie je al hoeveel resultaten je per resultaatgebied wil bereiken.

Dit geeft het gewicht van de verschillende resultaatgebieden snel weer. Als je voor het ene resultaatgebied meer prestatie indicatoren hebt dan de andere kan je zeggen dat die stakeholdergroep een groter gewicht heeft in het jaarplan. In dit voorbeeld jaarplan zie je dat de resultaatgebieden bestuur en financiers, en medewerkers veel meer prestatie indicatoren hebben dan andere resultaatgebieden. Deze hebben dan ook een groter gewicht in het jaarplan.

Aan de hand van de kleuren in het jaarplan zie je ook het gewicht van de verschillende stakeholdergroepen. In dit voorbeeld jaarplan is de kleur blauw (resultaatgebied medewerkers) sterk aanwezig voor de acties en meer aanwezig bij de succesbepalende factoren. Zo zie je dat je jouw energie en aandacht voor dit jaar meer gericht zijn op de medewerkers, wat dan ook een groter gewicht heeft in het jaarplan.

Balans in je jaarplan brengen

De balans in je jaarplan hangt af van je visie en waar jij meer aandacht aan wil besteden het komende jaar. Dat het gewicht meer ligt op een stakeholdergroep is niet erg! Het is wel belangrijk dat je hier bewust over hebt nagedacht. Daarentegen moet je voorkomen dat één stakeholdergroep zich niet gehoord of achtergesteld voelt. Dit zal er op den duur ook ten kosten gaan van de andere stakeholdergroepen.

Vanuit je visie maak je succesbepalende factoren. Denk er bewust over na waarom je bijvoorbeeld meer succesbepalende factoren voor medewerkers hebt, dan voor de rest. Mogelijk komt dit, doordat het nodig is om de visie te bereiken en dit onderdeel komend jaar meer aandacht nodig heeft. Als dit niet zo is, kan je ook kijken of je het eens bent met het gewicht dat medewerkers nu hebben ten opzichte van de andere stakeholdergroepen. Zorg er daarentegen wel voor dat elke stakeholdergroep minimaal één succesbepalende factor heeft om te voorkomen dat ze zich achtergesteld of niet gehoord voelen.

Voor prestatie indicatoren wil je ook kritisch kijken naar het gewicht die ze onderling hebben. In het voorbeeld vallen vier prestatie indicatoren onder één succesbepalende factor. Zijn al deze prestatie indicatoren nodig om deze succesbepalende factor te meten? Moeten we hier focus in aanbrengen? Mogelijk besluit je terug te gaan naar twee prestatie indicatoren voor deze succesbepalende factor, omdat meer dan dit niet nodig is om het resultaat te meten. Het kan ook zijn dat je meer prestatie indicatoren toe wil voegen in andere resultaatgebieden. Hierbij is het wederom belangrijk na te denken of dit nodig is en of je hier aandacht op wil richten het komende jaar.

In het voorbeeld van bibliotheek ‘De Bieb’ is alles gelijk en heeft geen stakeholdergroep meer gewicht dan de ander. Tijdens de discussie over succesbepalende factoren, kwam naar voren dat ‘Leiderschap dat het verschil maakt’ op dit moment nog niet de focus heeft. Daarbij is besloten belangrijke prestatie indicatoren toe te voegen voor klanten en partners, omdat we het nu niet meten vanuit het klant perspectief. Zo kom je op het volgende jaarplan:

Kortom, zoek een balans tussen de doelen, resultaten en acties voor de verschillende stakeholders. Zorg ervoor dat jullie het eens zijn hoe jullie de aandacht tussen deze stakeholdergroepen verdelen.

Vond je dit artikel interessant? Volg ons dan op LinkedIn.
Zo ben je altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Vragen? Of wil je samen even sparren over wat dit voor jou betekent? We gaan graag met je in gesprek zodat we van elkaar kunnen leren.
Stuur ons een berichtje!

Lees andere artikelen